Oprogramowanie dla sieci aptek

Oprogramowanie dla aptek sieciowych pozwala ocenić efektywność pracy poszczególnych placówek oraz prowadzić centralną księgowość.

W ostatnich latach coraz większe znaczenie na rynku farmaceutycznym mają sieci aptek, czyli firmy posiadające od kilku do kilkuset placówek. Można wyróżnić kilka typów takich firm:

• sieci aptek wywodzące się z dawnego przedsiębiorstwa CEFARM skupiające najwięcej aptek i związane z dużymi dystrybutorami farmaceutycznymi;
• sieci powstałe z aptek rodzinnych, zwykle liczące kilka placówek;
• nowo powstałe sieci, na ogół firm zagranicznych.

W związku z pojawieniem się nowych klientów o wymaganiach znacząco przekraczających potrzeby aptek niezależnych, kilka lat temu pojawiła się nowa kategoria programów komputerowych – systemy dla sieci aptek.

Monitorowanie pracy sieci
Oprogramowanie dla aptek sieciowych powinno przede wszystkim umożliwić centrali obserwację podstawowych danych o pracy aptek: wartości sprzedaży, zakupów, stanów magazynów itp. Dane takie pozwalają na ocenę efektywności pracy poszczególnych aptek i centralne prowadzenie księgowości.

Aby podejmować odpowiednie do sytuacji decyzje, dane z aptek powinny być aktualizowane w centrali tak często jak to możliwe, nawet co kilka minut. Zakres danych powinien być bardzo szeroki i najlepiej, aby obejmował wszystkie operacje – zakupu, sprzedaży oraz płatności – z dokładnością do każdej pozycji transakcji. Dzięki aktualnym danym możliwe są centralnie sterowane działania poprawiające efektywność pracy każdej apteki sieciowej. Na przykład monitorowanie stanów magazynowych pozwala na ustalenie, które produkty zalegają w nich, które mogą być przeterminowane, a które trzeba przenieść tam, gdzie mogą być sprzedane. Porównanie wartości sprzedaży i liczby transakcji w stosunku do liczby personelu pozwala odpowiednio ustalić godziny pracy i dostosować zatrudnienie do warunków apteki.

Do komunikacji między aptekami na ogół wykorzystuje się internet. Aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, można zastosować protokół VPN.

Do przekazywania danych można wykorzystać technologię replikacji baz danych. W wielkim uproszczeniu, replikacja jest procesem powielania danych. W efekcie tego procesu, w różnych węzłach sieci otrzymujemy kopie wybranych zestawów danych. Jednym z czołowych dostawców tych baz jest Sybase Inc.

Zarządzanie siecią

• Centralna baza danych
  Dostęp do danych apteki oraz centralne monitorowanie podstawowych parametrów to tylko początek zarządzania siecią. Znaczące efekty daje możliwość sterowania asortymentem, zakupami i parametrami sprzedaży. Aby było to możliwe system powinien wykorzystywać jednolitą kartotekę towarów. Oznacza to, że nowy towar wprowadzany jest tylko raz i jest już dostępny we wszystkich aptekach sieci, o ile mieści się on w profilu oddziału. Profil apteki (przy przychodniach, w centrach handlowych, osiedlowych itd.) pozwala dostosować asortyment do wymagań klientów.

Centralne prowadzenie bazy danych towarów znacząco zmniejsza obowiązki personelu w aptekach i zwiększa gwarancje poprawności i spójności kartoteki towarów. Dzięki jednej bazie zmiany list leków refundowanych, cen urzędowych oraz limitów przeprowadza się w jednym miejscu.

• Sprzedaż
  Jedna baza danych towarów pozwala również na centralne ustalanie marż, upustów i cen sprzedaży. Parametry sprzedaży można ustalać dla wszystkich lub wybranych aptek. Powyższe możliwości pozwalają na prowadzenie akcji promocyjnych o niestandardowym charakterze, np. obniżka cen w wybranych godzinach dla wybranych grup towarów. Realizacja podobnych akcji, dla całej sieci, bez wykorzystania jednolitego systemu komputerowego, wiązałaby się ze znaczącym, dodatkowym obciążeniem personelu aptek bez ostatecznej pewności czy wszystkie apteki przeprowadzą akcję zgodnie z planem.

Istotnym elementem, który może mieć wpływ na wyniki sprzedaży, stały się programy lojalnościowe prowadzone z wykorzystaniem kart. W oprogramowaniach tych sieci konieczne jest więc wprowadzenie możliwości użycia karty lojalnościowej we wszystkich aptekach sieci.

• Zakupy
  Jednym z najważniejszych atutów zaawansowanych programów do zarządzania sieciami aptek jest możliwość centralnego prowadzenia zakupów. W modelu tym dla grup towarów ustala się centralnie parametry normatywne typu stan minimalny i maksymalny. Z tych parametrów oraz ze średniej sprzedaży wynika zamawiana ilość. Program w aptece przygotowuje zamówienia zakupu i przesyła je do centrali. Tam są one optymalizowane zgodnie z ofertami hurtowni i umowami zawartymi z dostawcami. Zoptymalizowane zamówienia są przekazywane do dostawców. Po potwierdzeniu dostawy, apteka otrzymuje potwierdzenie realizacji zamówienia. Proces taki może być powtarzany kilka razy dziennie. Powyższy model eliminuje pracę personelu nad zamówieniami w aptekach. Pozwala także na zakupy w możliwie niskich cenach oraz na realizację umów z dostawcami, które gwarantują dobre warunki przy założeniu kupna określonej ilości towaru.

Programy te pozwalają na centralne monitorowanie wszystkich ważniejszych parametrów pracy aptek sieciowych, np. wielkości zakupów i sprzedaży oraz stanów magazynowych. Najbardziej zaawansowane programy tej grupy pracują w oparciu o centralne bazy danych: towarów i kontrahentów oraz pozwalają na ustalanie podstawowych decyzji dotyczących aptek w centrali, np. prowadzenie akcji promocyjnych czy przygotowanie zamówień zakupu.

O ile w przypadku aptek niezależnych brak nowoczesnego programu aptecznego można nadrobić, w pewnym stopniu, dodatkową pracą personelu, to w przypadku sieci aptek, brak zaawansowanego systemu informatycznego uniemożliwia podejmowanie działań, które mają podstawowe znaczenie dla uzyskania przewagi konkurencyjnej.

#VPN
VPN (ang. Virtual Private Network, Wirtualna Sieć Prywatna), można opisać jako „tunel” w sieci publicznej (takiej jak internet), przez który płyną informacje w ramach sieci prywatnej, pomiędzy klientami końcowymi. Taki kanał może opcjonalnie kompresować lub szyfrować przesyłane dane w celu zapewnienia lepszej jakości lub wyższego poziomu bezpieczeństwa.